Huishoudelijk reglement

De vereniging

1. De vereniging Amicale Grand Banks West-Europe (“Amicale”) is een club van eigenaren van motorschepen van het merk Grand Banks.
2. De statuten van Amicale zijn laatstelijk gewijzigd bij notariële akte van 26 februari 2026.
3. Contactgegevens: adres: Forel 95, 2986 RA Ridderkerk; e-mail: secretariaat@grandbanks.nl; website www.grandbanks.nl.
4. Amicale heeft een bestuur (dagelijks/algemeen), een algemene vergadering en commissies (kascommissie, redactie, evenementencommissie, technische commissie).
5. Leden van Amicale zijn onderverdeeld in: gewone leden (eigenaren van Grand Banks motorschepen) en ereleden, leden van verdienste en aspirant leden. Daarnaast heeft Amicale steunende leden (kapiteins, bemanning en andere enthousiastelingen) en begunstigers. Amicale is aangesloten bij het Verbond Nederlandse Motorbootsport (VNM).

Leden – Aanmelding en opzegging

6. De aanmelding en opzegging als lid van de vereniging is geregeld in artikelen 5 en 8 van de statuten.
7. De aanmelding (het verzoek tot toelating als aspirant lid) geschiedt door middel van een inschrijfformulier maar kan ook per e-mail gericht aan de secretaris (secretariaat@grandbanks.nl). Een toelating als lid is niet mogelijk indien de betreffende persoon voordien uit het lidmaatschap is ontzet zoals omschreven in artikel 8.1.c van de Statuten. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier of de aanmelding verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
8. Bij de aanmelding wordt gevraagd om schriftelijke toestemming te geven aan Amicale voor het verwerken van de persoonsgegevens, overeenkomstig de wet. Verwezen wordt naar de privacyverklaring van Amicale op de website.
9. Na een vrijblijvende proefperiode van een jaar (en regelmatige deelname aan de evenementen) wordt de aanvraag tot volwaardig lid aan het bestuur voorgelegd, ter onafhankelijke beoordeling. Nieuw toegelaten leden betalen entreegelden.
10. Bij verandering van (de eigendom van het) schip of naam of (e-mail)adres van een lid dient hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk/of per E-mail melding gemaakt te worden aan de secretaris.
11. De voor opzegging van het lidmaatschap noodzakelijke informatie is opvallend vermeld op de hoofdpagina van de website en op bladzijde 1, 2 of 3 van het Jaarboek. Als een schriftelijke opzegging niet voor 1 december is ontvangen, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het volgende boekjaar.

Contributie (lidgeld)

12. Het bestuur beziet éénmaal per jaar de hoogte van de contributies en entreegelden en inschrijfgelden evenementen en andere financiële zaken en relevante zaken waarvan verslag wordt gedaan aan de leden tijdens de ledenvergadering (jaarvergadering). (Statuten artikel 6 en artikel 14.2.f). De algemene vergadering stelt de hoogte van de contributie vast.
13. De betaling dient ieder jaar bij vooruitbetaling te worden voldaan. De vervaldatum is 1 december. Door of namens het bestuur zal aan de leden die op die datum niet betaald hebben of opgezegd hebben éénmaal een herinnering toesturen. Bij het niet naleven van de betalingsverplichting, kan het bestuur het desbetreffende lid uitsluiten van deelname aan evenementen en activiteiten van Amicale en het lid schorsen.

Bestuur – benoeming en ontslag

14. De samenstelling, benoeming en ontslag van het bestuur is geregeld in artikel 9 van de statuten.
15. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris, penningmeester en vicevoorzitter. Is de voorzitter afwezig dan treedt de vicevoorzitter in zijn/haar plaats. Is een andere bestuurder afwezig dan benoemt het bestuur uit zijn midden een tijdelijke plaatsvervanger.
16. De bestuurders treden af volgens een door het bestuur opgesteld rooster.
17. Bij langere tijdelijke afwezigheid, belet (schorsing, ziekte of onbereikbaarheid) van een of meer bestuurders, berust het bestuur tijdelijk bij de overblijvende bestuurders. Onder het geval van ziekte of onbereikbaarheid wordt verstaan: het zonder dat gedurende een termijn van 21 aaneengesloten dagen de mogelijkheid van contact tussen een bestuurder en de vereniging heeft bestaan, tenzij het bestuur in een voorkomend geval een andere termijn vaststelt.
18. Bestuurders zijn bevoegd te allen tijde zelf hun schriftelijk ontslag te nemen, zo mogelijk met een opzeggingstermijn van minimaal 3 maanden.
19. Nieuwe/aftredende bestuurders worden binnen 1 week na benoeming/aftreden in-/uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel en het UBO-register. Het bestuur zorgt ervoor dat een goede en tijdige overdracht van taken richting nieuwe bestuurders plaatsvindt.

Bestuur – take en bevoegdheden      

20. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging komt mede toe aan twee bestuurders gezamenlijk. Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van volmacht aan een of meer bestuurders, alsook aan derden, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. De volmacht geeft nauwkeurig de grenzen en maximumbedragen weer.
21. De secretaris schrijft de notulen van de leden- en bestuursvergaderingen en hij/zij annonceert ook deze vergaderingen. Hij/zij neemt kennis van ingekomen stukken en doet hiervan mededeling aan de voorzitter. Hij/zij voert de verenigingscorrespondentie en houdt kopie van alle verzonden stukken. Op de jaarlijkse ledenvergadering wordt door hem/haar of de voorzitter een jaarverslag uitgebracht over het verstreken verenigingsjaar. Alle officiële mededelingen worden door hem/haar en de voorzitter ondertekend. De secretaris houdt het ledenregister bij. Bij bijzondere persoonlijke gebeurtenissen of calamiteiten worden de leden hiervan in kennis gesteld per e-mail, post of in het Jaarboek, zulks ter beoordeling van de secretaris of het (dagelijks) bestuur. 
22. Aan de penningmeester is het financieel beheer van de vereniging opgedragen zoals het maken van jaarrekening, begroting en balans (zie ook statuten artikel 13.2). De penningmeester verzendt facturen, betaalt inkomende facturen, en int contributies evenals toertocht- , evenement- en sponsorbijdragen en anderszins.
23. Aan de voorzitter is opgedragen: het stimuleren van de volle ontplooiing van het verenigingsleven; het leiden van de bestuurs- en algemene vergaderingen; het toezicht houden op de uitvoering van alle genomen besluiten; het vertegenwoordigen van de vereniging in en buiten rechte, samen met een andere bestuurder; waaronder aanwezig zijn bij plaatselijk/regionaal/landelijk overleg, het leiden van het dagelijks bestuur, het opstellen van een actueel beleidsplan.
24. Het bestuur hanteert bij de uitoefening haar taken het ‘vier-ogen-principe’ en richt zij zich naar het belang van de vereniging.
25. Voor bepaalde bestuursbesluiten is voorafgaande toestemming van de algemene vergadering noodzakelijk. Zie statuten artikel 10.2. Het maximumbedrag (zie statuten artikel 10.2.d) dat dient te worden aangehouden bij het aangaan van rechtshandelingen en het verrichten van investeringen, en waarvoor op voorhand geen toestemming van de algemene vergadering nodig is, is door de algemene vergadering de dato 7 februari 2026 vastgesteld op: € 10.000,-.

Bestuur – bestuursvergaderingen

26. Vergaderingen van het gehele of dagelijks bestuur worden door de voorzitter bijeengeroepen zo dikwijls als hij/zij dat nodig oordeelt. Hij/zij is tot bijeenroeping gehouden zodra 2 bestuurders dit van hem/haar verlangen. Het nemen van bestuursbesluiten geschiedt bij meerderheid van stemmen van de bestuurders. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem, mits het voltallige bestuur aanwezig is en mits wettelijk toegestaan.
27. Spoedeisende beslissingen kunnen door het dagelijks bestuur worden genomen doch het dagelijks bestuur is alsdan verplicht binnen 30 dagen daarover het gehele bestuur in kennis te stellen. Hij/zij zorgt, in overleg met zijn/haar dagelijks bestuur, dat de risico’s en aansprakelijkheid van de vereniging op adequate wijze worden gedekt.
28. Een bestuurder meldt een (potentieel) tegenstrijdig of persoonlijk belang direct bij de overige bestuurders en deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang. Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan: indien de bestuurder in de gegeven situatie niet in staat moet worden geacht het belang van Amicale en de met haar verbonden organisatie met de vereiste integriteit en objectiviteit te behartigen; het aangaan van een overeenkomst met een financieel belang tussen Amicale enerzijds en de bestuurder en/of zijn/haar relaties anderzijds; nevenfuncties en het aannemen van relatiegeschenken.

Ledenvergaderingen

29. Jaarlijks voor 1 juli vindt de algemene ledenvergadering (de jaarvergadering)
30. Het bestuur, of op schriftelijk verzoek van tenminste één derde van het ledental, stellen algemene regels of bepalingen voor aan de algemene vergadering, voor zover de statuten daarin niet voorzien, middels het huishoudelijk reglement of anderszins.
31. Leden en ereleden en leden van verdienste kunnen tijdens een vergadering over besluiten mondeling bij handopsteking stemmen tenzij één stemgerechtigde schriftelijke/hoofdelijke stemming verlangt. Over personen wordt bij voorkeur met gesloten briefjes schriftelijk gestemd.
32. Indien een meerderheid van de vergadering tegen een besluit of voorstel stemt zal het bestuur dit besluit of voorstel niet uitvoeren of zal het zich hierover beraden.
33. De voorzitter heeft het recht bij een vergadering, indien hij/zij van mening is dat de vergadering omtrent het in behandeling zijnde onderwerp genoegzaam is ingelicht  en voldoende gelegenheid heeft gehad om te reageren, de discussie te sluiten en tot stemming over te gaan, tenzij een meerderheid zich daartegen verklaart.
34. Steunende leden en begunstigers en aspirantleden hebben toegang tot de ledenvergaderingen, maar hebben geen stemrecht. Bestuurders hebben een raadgevende stem in de ledenvergaderingen.

Digitale ledenvergaderingen

35. Bij de oproep tot een ledenvergadering kan worden aangegeven dat in deze digitaal gestemd kan worden. Het bestuur zorgt ervoor dat het verenigingslid: wordt geïdentificeerd (dat zij ook zeker weten dat de inbeller iemand met stemrecht is), de mogelijkheid wordt geboden om rechtstreeks kennis te nemen van de ledenvergadering (men kan het ‘live’ volgen) en om deel te nemen aan de beraadslaging (men kan ook inspreken en het woord voeren) en om (1x) te kunnen stemmen. In de notulen wordt ook omschreven hoe de digitale ledenvergadering is verlopen.
36. Een lid kan ook uiterlijk een maand vóór de ledenvergadering al een stem kan uitbrengen.
37. Alleen de spreker heeft de microfoon aan, de anderen moeten op ‘mute’ staan. Men geeft toestemming voor een beeld- en geluidsopname van de ledenvergadering.
38. Voor de leden die niet op digitale wijze willen deelnemen aan de ledenvergadering, en die ook niet naar de fysieke ledenvergadering willen komen, kan de mogelijkheid worden geboden om een schriftelijke volmacht aan 1 ander lid te geven.

Commissies

39. Het bestuur kan leden uitnodigen om zitting te nemen in een commissie (werkgroep) om een bepaalde activiteit te organiseren (artikel 10.3 statuten). Commissies brengen verslag uit aan – een deel van – het bestuur over gemaakte plannen zodat in overleg de plannen ten uitvoer worden gebracht.
40. Leden van het bestuur en/of een commissie genieten als zodanig geen beloning voor hun  

Begunstigers / Sponsors

41. De aanmelding of opzegging als begunstiger/sponsor geschiedt schriftelijk bij het bestuur. Zie statuten artikel 3.7.
42. Na toelating door het bestuur verplichten zij zich om een door het bestuur of de algemene vergadering vast te stellen jaarlijkse (geldelijke) bijdrage te voldoen.
43. Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

De Trophy

44. Grand Banks Yachts Ltd. stelt jaarlijks de Grand Banks American Trophy ter beschikking aan de Grand Banks kapitein die in dat jaar de langste vakantiereis (14 dagen of meer) met zijn/haar schip maakt van thuishaven naar thuishaven zonder onderbrekingen.
45. De kapitein dient ook met het schip aanwezig te zijn op het Rendez-Vous. Uiterlijk de zaterdag van het Rendez-Vous, voor 12:00 PM, dient het logboek (scheepsjournaal), (liefst) vergezeld met de havenmeesterbriefjes als bewijs, getoond te worden aan de trofee-commissie. Zie formulier in jaarboek. Afstanden moeten per dag en in vogelvlucht aangegeven zijn. Leden die de trofee winnen, mogen na 3 jaar weer deelnemen. Bij geschillen beslist het bestuur. Naast de trofee stelt het Amicale bestuur een tweede prijs beschikbaar als aanmoedigingsprijs.

Activiteiten en evenementen

46. Alle leden hebben het recht om deel te nemen aan de door Amicale georganiseerde activiteiten en evenementen. Van de leden wordt een regelmatige aanwezigheid op minimaal 2 van de jaarlijkse club evenementen verwacht.
47. In de zomer wordt een Rendez-Vous ingericht van meerdere dagen op telkens wisselende locaties (noordzuid) met op één avond een party aangeboden voor een gangbare kostprijs, alwaar aanwezigheid van alle leden aan het Rendez-Vous de regel is. Jaarlijks vindt in het winterseizoen het ‘winterevent’ voor een gangbare kostprijs voor een culinair drie gangenmenu. De kosten van de party/het menu komen voor eigen rekening.
48. Het bestuur reserveert financiën voor verenigingsjubilea.
49. Tijdens een Amicale activiteit of evenement zijn leden, steunende leden, begunstigers, vrijwilligers, verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid en gezondheid en aansprakelijk voor de door hem/haar aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem/haar of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. Amicale aanvaardt buiten de dekking van de door haar afgesloten verzekeringen om, en mits geen sprake is van grove nalatigheid, geen aansprakelijkheid.
50. Amicale heeft zowel een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering als een verenigingsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
51. De evenementen worden lang tevoren voor inschrijving opengesteld; deelnemers wordt dan ook gevraagd per kerende in te schrijven, (zonder daarom de deadline te vervroegen) dit om de grootorde van het evenement door de organisatie te kunnen inschatten.

Communicatie

52. Het bestuur benoemt een redactie (commissie, artikel 10.3) voor het ‘Jaarboek Amicale Grand Banks WestEuropa’ (‘Jaarboek’). Bij voorkeur is 1 bestuurder lid van deze redactie. De redactie is verantwoordelijk voor de inhoud van het blad en bepaalt ook welke foto’s daarin worden opgenomen. Er wordt redactionele ruimte beschikbaar gesteld aan het bestuur. Leden, ereleden, leden van verdienste, sponsors en steunende leden ontvangen het Jaarboek. De gegevens van de leden staan op een los inlegvel.
53. Communicatie middelen van Amicale zijn: Jaarboek, website Amicale, Facebook forum, e-mail en gewone post. Deze worden ter beoordeling van de secretaris ingezet.
54. Leden zijn schriftelijk akkoord gegaan met de uitwisseling van hun persoonlijke gegevens zoals vermeld in het ‘Jaarboek’ onder de leden van Amicale, met inachtneming van de AVG en de privacyverklaring van Amicale.

De vlag

55. De “Amicale”-club vlag is geel met verticale blauwe banen met een horizontale rode middenbaan en staat afgebeeld rechts onder het voorblad van het ‘Jaarboek’. De onderscheidingstekens van Amicale worden door het bestuur vastgelegd.
56. De leden voeren de “Amicale”-club-vlag (zo mogelijk) in het BB want en worden verzocht de seinvlaggen ’ GB ‘ met daaronder de laatste twee cijferseinvlaggen van het kalenderjaar in het BB want te voeren tijdens Amicale club evenementen.

Kleding

57. Amicale verzoekt bij deelname aan club evenementen de volgende kleding te dragen:

– winterevent: heren: tenue de ville d.w.z. jasje/(club-)dasje en de dames  “passend“ – zomer Rendez-Vous: heren en dames: netjes sportief (misschien wel “scheeps/nautisch”)  Het bestuur is bevoegd om tijdig aanvullend of aangepast kledingadvies te geven.

Voor overige club evenementen en activiteiten zal het bestuur steeds tijdig kledingadvies geven.

Gedragscodes

58. Leden, kapiteins en bemanning leven het goed zeemanschap na. Zij stellen de regels van de etiquette op prijs.
59. Alle Grand Banks jachten worden met trots onderhouden en gevaren, de authenticiteit van het iconische merk wordt benadrukt.
60. Doel van Amicale is om de leden die staan voor deze ingesteldheid bij elkaar te brengen op gezellige bijeenkomsten en vaartochten om op deze wijze van elkanders passie te genieten. Niet het aantal leden maar de kwaliteit van de contacten staat hoog in het vaandel bij Amicale.

Slotbepalingen

61. In die gevallen, waarin de statuten en/of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur en legt daarover verantwoording af aan de algemene vergadering.
62. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen alleen plaatsvinden door de algemene vergadering na een voorstel daartoe van het bestuur of van ten minste één tiende gedeelte van de leden van de vereniging. (statuten artikelen 22 en 20) De voorstellen moeten in de uitnodiging tot het bijwonen van de ledenvergadering duidelijk worden vermeld.

Aldus goedgekeurd door de algemene vergadering van Amicale de dato 7 februari 2026  en vastgesteld door het bestuur de dato 26 februari 2026.

Namens het bestuur van Amicale:

De voorzitter, Erik Spindler         De secretaris, Dick van der Poel